Nieuw koppelingssysteem, nieuw roostersysteem en digitaal samenwerken

Overgang naar nieuw koppelingssysteem Matchmaker

Wij sloten aan bij het door Huisartsopleiding Nederland ondersteunde koppelingssysteem Matchmaker, aangezien het oude systeem uit de lucht zou gaan. Voor de eerstejaars aios en -opleiders voerden we dit in maart in en drie maanden later voor de derdejaars aios en- opleiders.

Hoe werkt het? Allereerst worden er koppelgroepen gemaakt op basis van woonadres (aios) en praktijkadres (opleider). Aios krijgen vervolgens in het systeem alle leerwerkplannen van de opleiders uit de koppelgroep te zien, die zij rangschikken naar eigen voorkeur. Op basis van de totale ranking in de koppelgroep maakt het systeem de indeling voor vier kennismakingsgesprekken in de opleidingspraktijken. Na deze gesprekken geven zowel aios als opleiders in het systeem een score aan elkaar. Als alle scores zijn ingevuld maakt het systeem voor de uiteindelijke koppelingen gebruik van algoritmes voor een optimale matching voor de gehele koppelgroep.

Door het nieuwe systeem is er meer keuze, maar als een opleider of aios door de hele groep laag wordt gerangschikt, kan het zijn dat niet iedereen tevreden is.

Voor de implementatie zijn we de aiosgroepen ingegaan om toelichting te geven. De aios, opleiders en wijzelf lijken tevreden met het nieuwe systeem. Voor aios en opleiders is het intensief om vier (voorheen drie) gesprekken te voeren, maar er wordt - met name door het mogen ranken van álle opleiders uit de koppelgroep - meer keuzevrijheid ervaren. Aios worden tot op heden vrijwel nooit gekoppeld aan hun vierde keuze.

Overigens worden tweedejaars aios en stageopleiders één op één gekoppeld op basis van voorervaring en wensen.

Nieuw roostersysteem MyTimetable

In 2025 gingen we over op het roostersysteem dat alle opleidingen binnen de Erasmus Universiteit gebruiken en dat een koppeling aan het systeem van zaalplanning mogelijk maakt. Na een pilot gingen alle aiosgroepen en hun docenten in maart over op MyTimetable, een gebruiksvriendelijk platform dat een overzicht van het eigen rooster biedt, inclusief lessen en andere belangrijke onderwijsactiviteiten. Omdat het aanvankelijk wat handigheid vergde om ermee te werken (zoals het importeren in de eigen Outlookagenda) boden we docenten trainingen en maakten we een handleiding voor aios en docenten, die we aanpasten op basis van hun feedback. Mede door de goede voorbereidingen verliep de overgang naar dit nieuwe roostersysteem zonder grote problemen.

Digitaal samenwerken

In aansluiting op Erasmus MC-beleid zette de huisartsopleiding belangrijke stappen in digitaal samenwerken. Onze onderwijsbank was in 2024 al overgezet op Sharepoint (zie jaarbeeld 2024). In 2025 werkte de afdeling aan de verdere inrichting van Microsoft Teams en SharePoint als centrale plek voor documentopslag, informatievoorziening en online overleg. Het belangrijkste doel van dit project is het verbeteren van vindbaarheid, versiebeheer en onderlinge samenwerking in documenten. In Microsoft Lists zijn meerdere projecten uitgewerkt, die landelijk onder de aandacht kwamen bij andere huisartsopleidingen. We wisselen actief met hen uit; Zie dit jaarbeeld. Alle interne mappen en bestanden van medewerkers werden van de server van het Erasmus MC overgezet naar Onedrive, waardoor deze wereldwijd gemakkelijk toegankelijk zijn en gedeeld kunnen worden. Gedurende het jaar verkenden we samen met medewerkers waar kansen liggen en welke aandachtspunten belangrijk zijn bij de verdere inrichting van het systeem. De belangrijkste communicatie met aios verloopt nu via Teams.