Het inrichten van de nieuwe organisatie

Teamdag in juni

Overlegstructuren

Het managementteam, met Ester Wesseling en Robert Zegers als kernteam, koos voor een plattere organisatie waarbij coördinerende taken over meerdere medewerkers zijn verdeeld, met naast de tweedejaars modulecoördinatoren voor iedere fase van de opleiding een voortgangscoördinator en een fasecoördinator. Door de nieuwe structuur is er meer samenhang ontstaan. Het managementteam hakt op tactisch en strategisch niveau knopen door. Operationele uitvoering, protocollen en procesvoorstellen liggen bij medewerkers die op de betreffende onderwerpen expertise hebben. Zij zorgen voor de landelijke verbinding met de andere coördinatoren en voor scholing van onze docenten. Er wordt nauw samengewerkt tussen de verschillende teams, zoals het curriculum team, het opleidersteam en docententeams, in afstemming met de ondersteuners. Zo droeg een projectteam van huisartsdocenten, gedragswetenschappers, secretariaat en vertegenwoordigers van LOVAH-Rotterdam en ROER zorg voor de implementatie van de voortgangsgesprekken in de driehoek. Ook de werkgroep APC-jaar 1 bestond uit een gemixt team van experts. In sommige teams zit het hoofd als eindverantwoordelijke, zoals in de voortgangsteams waar re-integratie en geïntensiveerde begeleidingstrajecten van aios worden besproken.

Docentenoverleggen jaar 1

Het docentenoverleg in het eerste jaar werd ervaren als ‘veel luisteren naar mededelingen’. Sinds 2023 hebben beide cohorten iedere zes weken een docentenoverleg waarbij terug- en vooruit wordt gekeken naar het aios- en opleidersonderwijs. Het is een laagdrempelig overleg waarbij docenten onderwijs naast elkaar leggen en uitwisselen hoe zij het aanpakken. Met elkaar bepalen ze wat er op de agenda komt. Afhankelijk van het onderwerp zijn de fasecoordinator, adviseur roostering of andere betrokkenen aanwezig. Ook kunnen specifieke onderwerpen, zoals nieuw onderwijs, besproken worden. Zo is de energie in het docentenoverleg weer terug.

Teamdagen

Hadden we voorheen eenmaal per jaar een ‘staftweedaagse’ en viermaal per jaar een ‘stafdag’, medio 2023 besloten we om deze te hernoemen naar ‘teamdagen’. De scholingsdagen zijn niet alleen gericht op het wetenschappelijke personeel, ook scholing van het ondersteunende personeel heeft op deze dagen een vaste plek gekregen. Bij veel onderwerpen is de interactie met de ondersteuning ook noodzakelijk. In 2022 werd er een taskforce werkdruk geformeerd.

In 2023 werkten we de plannen uit. Op twee teamdagen keken we kritisch naar efficiëntie en effectiviteit van overleggen binnen de nieuwe organisatie en of de verantwoordelijkheden binnen de organisatie goed waren geregeld, ook gezien het feit dat we veel nieuwe medewerkers hebben.

Op de teamdag in december gingen we in op informatiestromen en besluitvorming en deden we een lagerhuisdebat waarin we stellingen verdedigden of aanvielen. We discussieerden over onze eigen rol binnen de huisartsopleiding aan de hand van de vragen ‘Waarover wil je geïnformeerd worden? En hoe?’, ‘Waarover wil je meebeslissen? En hoe?​’ en ‘Welk advies geef je aan het management?

De fase- en voortgangscoördinatoren

Ondersteuners die op de teamtweedaagse bezig zijn met een trainingsoefening